§2

1.      Komisja Przetargowa zwana dalej Komisją działa na podstawie każdorazowego jej powołania odpowiednio przez:

-  Burmistrza Miasta  lub upoważnioną osobę,

2.      Komisja Przetargowa składa się z co najmniej trzech osób.

3.      Komisja rozpoczyna działalność z dniem  powołania.

4.      Komisja przygotowuje i przeprowadza procedurę przetargową zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych oraz aktami wykonawczymi do Ustawy.

5.      Pracą Komisji kieruje Przewodniczący Komisji Przetargowej.

6.      Na podstawie art. 18 ust. 2 Ustawy Przewodniczący Komisji jest bezpośrednio odpowiedzialny za prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,  w tym przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z uzyskaniem do niej niezbędnych uzgodnień, sporządzenie dokumentacji postępowania.

7.      Wszystkie osoby wchodzące w skład Komisji zobowiązane są do złożenia pisemnego oświadczenia zgodnie z art. 17 Ustawy o nie podleganiu wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

 

§3

Do zadań Komisji należy przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj.:

1. W zakresie przygotowania postępowania Komisja w szczególności przygotowuje do zatwierdzenia odpowiednio przez Burmistrza Miasta  lub upoważnioną osobę:

1)      specyfikację istotnych warunków zamówienia odpowiednią dla trybu zamówienia publicznego,

2)      projekt zaproszenia do składania ofert lub do negocjacji,

3)      ogłoszenia o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

4)      inne dokumenty, w szczególności projekty wniosków do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych Ustawą.

2. W zakresie przeprowadzenia postępowania Komisja w szczególności:

1)      udziela wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia ? obowiązuje forma pisemna,

2)      prowadzi negocjacje z wykonawcami, w przypadku gdy Ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji,

3)      dokonuje otwarcia ofert,

4)      ocenia spełnianie warunków stawianych wykonawcom oraz przedstawia odpowiednio Burmistrzowi Miasta lub upoważnionej osobie propozycje wykluczenia wykonawcy w przypadkach określonych Ustawą,

5)      poprawia oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny,

6)      żąda udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert - obowiązuje forma pisemna,

7)      w razie konieczności, na co najmniej 10 dni przed upływem terminu związania ofertą, występuje odpowiednio do Burmistrza Miasta  lub upoważnionej osoby  z wnioskiem   o przedłużenie okresu związania ofertą,

8)      przygotowuje projekt wystąpienia do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą,

9)      wnioskuje odpowiednio do Burmistrza Miasta  lub upoważnionej osoby o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych Ustawą,

10)  ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu,

11)  przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wnioskuje o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

12)  przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest,

13)  wnioskuje odpowiednio do Burmistrza Miasta  lub upoważnionej osoby o zatwierdzenie prac Komisji i protokołu postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego wraz z załączonymi do niego drukami.

 

§4

1.      Do zadań Przewodniczącego Komisji Przetargowej, zwanego dalej Przewodniczącym należy                         w  szczególności:

1)      przedkładanie dokumentów do zatwierdzenia odpowiednio Burmistrzowi Miasta lub upoważnionej osobie,

2)      odebranie oświadczeń wymaganych przepisami Ustawy od osób ze składu Komisji oraz innych osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,

3)      wyznaczanie terminu posiedzeń Komisji,

4)      prowadzenie obrad Komisji oraz podział prac pomiędzy członków Komisji, mając na celu zapewnienie sprawności i przejrzystości działania Komisji, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności,

5)      nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

6)      informowanie odpowiednio Burmistrza Miasta lub upoważnioną osobę o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

7)      wyznaczenie spośród członków Komisji protokolanta na czas otwarcia ofert,

8)      informowanie o poszczególnych etapach prac Komisji odpowiednio Burmistrza Miasta  lub upoważnioną osobę,

9)      wnioskowanie odpowiednio do Burmistrza Miasta lub upoważnionej osoby o zasięgnięcie opinii biegłych (rzeczoznawców),  jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych,

10)  podpisywanie pism wysyłanych do wykonawców, a dotyczących zapytań i wyjaśnień, za wyjątkiem pism zmieniających treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które są zastrzeżone odpowiednio dla Burmistrza Miasta lub upoważnionej osoby,

11)  przedkładanie Protokołu postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego do zatwierdzenia odpowiednio Burmistrzowi Miasta  lub upoważnionej osobie,

2.      W razie nieobecności Przewodniczącego jego funkcję pełni Zastępca Przewodniczącego Komisji.

 

§5

Do zadań Sekretarza Komisji Przetargowej, zwanego dalej Sekretarzem należy  w szczególności:

1)      prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

2)      zawiadamianie osób o powołaniu w skład Komisji - niezwłocznie po wydaniu powołania odpowiednio przez: Burmistrza Miasta lub upoważnioną osobę,

3)      dokonywanie otwarcia ofert oraz podanie do publicznej wiadomości, stosownie do wymogów  w danej procedurze:

-        kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

-        nazwy oraz adresu siedziby wykonawcy,

-         ceny oferty,

-         terminu wykonania zamówienia publicznego,

-         okresu gwarancji,

-         warunków płatności,

4)      przygotowywanie i wypełnianie druków niezbędnych do prawidłowego dokumentowania przebiegu procedury przetargowej - zgodnie z Ustawą,

5)      w przypadku nieobecności Przewodniczącego Komisji Przetargowej i jego Zastępcy realizacja zapisu § 4 pkt 10 niniejszego Regulaminu,

6)      przygotowywanie zawiadomienia o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

 

§6

1.      Komisja Przetargowa w czasie swoich prac podejmuje wiążące ustalenia, gdy jest obecna co najmniej połowa jej składu, w tym Przewodniczący i Sekretarz.

2.      Nie wolno łączyć funkcji Przewodniczącego Komisji z funkcją Sekretarza Komisji.

 

§7

W przypadku gdy Przewodniczący, Sekretarz lub Członek Komisji Przetargowej nie mogą pełnić swoich funkcji, odpowiednio Burmistrz Miasta  lub upoważniona osoba  może powołać inną osobę do składu Komisji.

§8

Wszelkie informacje uzyskane w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przez osoby ze składu Komisji Przetargowej, osoby pracujące w charakterze biegłych (rzeczoznawców), inne osoby wykonujące czynności w tym postępowaniu, objęte są tajemnicą służbową.

 

§9

Komisja kończy pracę z dniem podpisania urnowy o roboty budowlane, usługi, dostawy lub z dniem unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

 

§10

Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentacja z postępowania przechowywana jest odpowiednio w  Referacie Rozwoju.

 

§11

W sprawach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych do Ustawy.

 

Z a t w i e r d z a m